Gestão de certidões nos processos licitatórios

A gestão de certidões nos processos licitatórios é um ponto altamente estratégico para participação da empresa em concorrências públicas. Isso porque cada certame exige a apresentação de uma série de documentos atualizados que comprovam a regularidade fiscal, trabalhista e jurídica da organização. A ausência ou o vencimento de uma única certidão causa a desclassificação imediata, mesmo que a empresa ofereça a melhor proposta técnica ou comercial.

Vale frisar que a gestão de certidões demanda acompanhar prazos de validade, organizar a renovação antecipada e manter um fluxo claro de atualização. As certidões como a de débitos trabalhistas, a negativa de tributos federais, estaduais e municipais, além das ligadas ao FGTS e à previdência, costumam ser exigidas em quase todos os editais. Há ainda documentos específicos solicitados conforme o tipo de contratação ou setor de atuação da empresa.

No contexto, a gestão eficiente de certidões mantém a empresa sempre apta a disputar contratos sempre que surgem oportunidades.

Certidões mais exigidas nos processos licitatórios

A rotina de licitações geralmente cobra a apresentação de:

• CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas): comprova a inexistência de débitos perante a Justiça do Trabalho;

• CND ou CPEN da Receita Federal: abrange tributos federais e dívida ativa da União;

• Certidões estaduais e municipais: relativas a ICMS, ISS e outros tributos locais;

• CRF do FGTS: atesta a regularidade dos depósitos fundiários;

• CND do INSS: comprova a situação previdenciária da empresa.

Além dessas, para determinados setores há exigências como certidões ambientais, de conselhos profissionais ou de regularidade técnica junto a agências reguladoras.

A desorganização nesse controle gera consequências sérias: perda de contratos por inabilitação, aplicação de penalidades por descumprimento contratual e até restrição em cadastros de fornecedores públicos.

Como estruturar um controle eficiente

As empresas que atuam em licitações de forma recorrente precisam tratar a gestão de certidões como uma área estratégica. Desse modo, abaixo segue algumas boas práticas recomendadas:

• Mapeamento de prazos de validade: cada certidão tem um período de vigência diferente (30, 60, 90 ou 180 dias), o que exige calendário detalhado;

• Renovação preventiva: iniciar a emissão antes do vencimento, evitando bloqueios por falhas nos sistemas emissores;

• Centralização digital: armazenar os documentos em plataformas que permitem acesso rápido da equipe de licitações;

• Auditoria interna periódica: revisar a consistência dos documentos para detectar eventuais pendências com antecedência;

• Dentre outras funcionalidades.

O uso da tecnologia facilita muito a gestão de certidões.

Como melhorar a gestão das certidões nos processos licitatórios usando a tecnologia?

O uso de soluções tecnológicas avançadas facilita a gestão e a obtenção de certidões em processos licitatórios. A plataforma da Kronoos centraliza a consulta de múltiplas certidões públicas em um único ambiente digital, permitindo pesquisas por CPF ou CNPJ, aplicação de filtros específicos e armazenamento de buscas para acesso posterior.

Com a funcionalidade de monitoramento de dossiês, a Kronoos possibilita o acompanhamento contínuo da situação cadastral de pessoas e empresas. A plataforma emite alertas automáticos sobre alterações relevantes, como a expiração de certidões ou a inclusão de registros negativos, permitindo ações corretivas antes que a empresa seja impactada em processos licitatórios.

A Kronoos disponibiliza uma API robusta que permite integrar suas soluções aos sistemas internos da empresa, como ERPs e CRMs. Essa integração facilita a automação de processos, como a atualização de certidões e a geração de relatórios de compliance, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e acessíveis para as equipes responsáveis.

A plataforma da Kronoos oferece armazenamento seguro em ambiente digital, com rastreabilidade total. Cada emissão, consulta e atualização de certidão é registrada, permitindo auditorias internas e externas com facilidade. Essa rastreabilidade é essencial para garantir a conformidade com as exigências legais e regulatórias.

Conclusão

A gestão de certidões em licitações impacta diretamente a capacidade da empresa de competir em certames públicos. Logo, adotar a tecnologia adequadara para centralizar informações e investir em um acompanhamento proativo reduz riscos de inabilitação e garante maior competitividade. Fale com um de nossos especialistas e saiba mais!