Background Check na gestão de terceiros, sua empresa está atualizada sobre as melhores práticas?

A Controladoria-Geral da União (CGU) divulgou relatório apontando aumento de 22 % em irregularidades identificadas em contratos de prestação de serviços terceirizados pela administração pública federal em 2025, como fraudes cadastrais, declarações falsas e documentos de qualificação inconsistentes. A publicação ressaltou a necessidade de aprimorar a análise prévia de fornecedores e prestadores de serviços, tanto na esfera pública, quanto na privada, vez que muitas vezes, estas atuam conjuntamente, reforçando a importância de ferramentas que permitam verificações completas de antecedentes antes da contratação.

A gestão de terceiros por si só, envolve exposição a riscos financeiros, legais e reputacionais. O Background Check na gestão de terceiros, prestadores de serviços e parceiros estratégicos não se limita à verificação de documentação fiscal ou financeira, mas abrange histórico societário, conformidade com obrigações legais, registros de inadimplência e antecedentes criminais quando pertinentes, sempre em conformidade com a legislação aplicável.

A digitalização de processos e a existência de bases públicas e privadas de consulta permitem a adoção de processos de verificação estruturados, rastreáveis e consistentes. Atualmente, há ferramentas de Background Check na gestão de terceiros modernas possibilitam cruzamento de dados, análise de risco e documentação completa das diligências, fortalecendo a segurança dos processos de gestão de terceiros, como é o caso das soluções desenvolvidas pela Kronoos.

O que é Background Check na gestão de terceiros?

O Background check na gestão de terceiros consiste em conjunto de procedimentos destinados a avaliar a idoneidade, qualificação e histórico de fornecedores, prestadores de serviços e parceiros comerciais. O objetivo é identificar riscos legais, fiscais e reputacionais antes da celebração de contratos ou manutenção de relacionamento contínuo.

A prática engloba análise de documentos oficiais, registros societários, certidões fiscais, listas restritivas e eventuais processos judiciais em que o terceiro esteja envolvido. A legislação brasileira impõe a necessidade de comprovação de regularidade de fornecedores, reforçando a exigência de diligência prévia.

Para citar um exemplo prático, temos a verificação de um fornecedor de tecnologia antes da assinatura de contrato. O Background Check na gestão de terceiros permite identificar sócios com histórico de fraude, ausência de registro em órgãos reguladores e eventuais restrições fiscais, prevenindo riscos que poderiam resultar em prejuízos financeiros ou sanções administrativas.

Quais são questões legais devem ser verificadas no Background Check na gestão de terceiros?

A análise deve considerar legislação societária, fiscal e trabalhista, conforme o perfil do terceiro. A verificação de regularidade fiscal exige consulta a certidões federais, estaduais e municipais, enquanto a avaliação trabalhista envolve observância da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e do cumprimento de obrigações previdenciárias.

Para terceiros que prestam serviços regulados, como segurança ou transporte, é necessário checar habilitação junto a órgãos competentes, alvarás e licenças específicas. A legislação brasileira impõe atenção especial à prevenção à lavagem de dinheiro, exigindo identificação completa de sócios e beneficiários finais.

O cruzamento de informações públicas, como protestos, falências e processos cíveis ou criminais, reforça a análise jurídica. Para contratos de grande porte, falhas na diligência prévia podem gerar responsabilidade solidária da contratante perante autoridades e impactar auditorias internas e externas.

Quais tecnologias podem apoiar o Background Check na gestão de terceiros?

As soluções digitais Kronoos permitem centralizar a coleta de informações de múltiplas fontes, validar autenticidade de documentos e registrar evidências das consultas com integração com bases de dados públicas e privadas, monitoramento de listas restritivas e análise automática de histórico societário e fiscal.

A tecnologia Kronoos também possibilita rastreabilidade, mantendo logs de acesso, consultas realizadas e resultados obtidos. Isso é essencial para comprovar diligência em auditorias e inspeções, atendendo requisitos legais e internos de compliance.

Nossa plataforma cruza dados de CNPJs, CPFs de sócios e beneficiários finais, checando registros em cartórios, tribunais e órgãos fiscais, reduzindo inconsistências, acelerando a análise e permitindo decisões mais assertivas.

Limites legais e cuidados no tratamento de dados

O Background Check na gestão de terceiros envolve dados sensíveis, como identificação de sócios e eventuais antecedentes. A Lei nº 13.709/2018 (LGPD) exige que a coleta e tratamento dessas informações sejam fundamentados em bases legais específicas, como cumprimento de obrigação legal ou legítimo interesse, sempre observando princípios de necessidade e proporcionalidade.

O consentimento expresso do terceiro pode ser necessário em situações específicas, especialmente quando informações pessoais não públicas forem consultadas. O armazenamento e compartilhamento desses dados devem seguir políticas de segurança e confidencialidade, evitando exposição indevida ou uso fora da finalidade prevista.

Vale frisar que o descumprimento das regras de proteção de dados pode gerar sanções administrativas e ações judiciais. A organização deverá formalizar os procedimentos internos que definam claramente como os dados serão coletados, utilizados e descartados, garantindo conformidade legal e segurança documental.

Quais riscos o Background Check na gestão de terceiros ajuda a mitigar?

O Background Check na gestão de terceiros permite identificar riscos financeiros, como inadimplência ou falência de fornecedores, riscos jurídicos, como processos judiciais e administrativos que possam impactar a execução do contrato e riscos reputacionais, como histórico de fraude ou envolvimento em ilícitos.

Daí a importância de documentar formalmente as consultas e diligências para comprovar boa-fé e critérios objetivos na seleção de terceiros, mitigando a exposição em auditorias, processos administrativos e eventuais litígios.

A verificação completa permite detectar sócios com histórico de práticas ilícitas, prevenindo problemas operacionais e responsabilização da contratante.

Como aplicar o Background Check na gestão de terceiros de forma eficiente?

O processo de Background Check na gestão de terceiros eficiente combina análise documental, cruzamento de dados públicos e privados e registro sistemático de todas as diligências. Logo, há um consenso geral no sentido de que os procedimentos manuais devem ser complementados por soluções tecnológicas que permitam monitoramento contínuo de terceiros durante toda a vigência do contrato.

A definição de critérios objetivos para avaliação, alinhados a políticas internas de compliance, garante uniformidade nas decisões e reduz subjetividade. Além disso, a realização de auditorias periódicas melhoram a efetividade do processo e identificam lacunas na verificação.

A eficiência também depende da integração entre áreas jurídicas, de compliance e de gestão de fornecedores, para que a análise seja abrangente, fundamentada e registrável para futuras consultas ou fiscalizações.

Conclusão

O uso de tecnologia aplicada a consultas automatizadas, cruzamento de dados e registro de evidências permite padronizar processos, documentar diligências e manter rastreabilidade das decisões. A adoção desses recursos é fundamental para proteger a empresa e manter a integridade dos processos de contratação de terceiros. Conheça as soluções Kronoos! Entre em contato com um dos nossos especialistas e saiba mais!