KYE no Compliance Trabalhista

O KYE no compliance trabalhista, ou Know Your Employee funciona como instrumento de prevenção jurídica e de organização de riscos internos, desde que orientado pelos critérios e limites impostos pela legislação e pela jurisprudência trabalhista, ou seja, é uma forma de alinhar a gestão de pessoas às obrigações legais que recaem sobre a relação de trabalho.

No âmbito do compliance trabalhista, o Know Your Employee deve ser pensado como um instrumento jurídico de gestão de risco, diretamente conectado às obrigações legais do empregador e aos limites impostos pela ordem constitucional, trabalhista e de proteção de dados, por isso é importante que seja adotado um procedimento que realmente dialogue com o dever de diligência do empregador na admissão, manutenção e gestão da relação de emprego.

Sob a perspectiva normativa, o KYE encontra fundamento na própria lógica do contrato de trabalho, marcado pela subordinação jurídica e pela fidúcia recíproca. E um dos pontos mais importantes envolvem a confiança diferenciada, o acesso a informações estratégicas e dados pessoais de terceiros.

O que é Know Your Employee (KYE)?

O conceito de Know Your Employee, traduzido como “Conheça Seu Colaborador”, nada mais é do que os procedimentos adotados pelas empresas para compreender o histórico profissional de candidatos e empregados. Em outras palavras, são verificações que variam conforme a função exercida, o nível de acesso a informações estratégicas e o grau de exposição a riscos operacionais, patrimoniais ou institucionais. Desse modo, quanto maior a responsabilidade atribuída ao cargo, maior tende a ser a necessidade de diligência, sempre dentro dos limites legais, e é nesse ponto que entram as práticas de Compliance.

Isso porque a verificação de dados de colaboradores exige cautela redobrada. Nesse contexto, a empresa lida com dados pessoais sensíveis, protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, além de situações em que determinadas consultas podem ser consideradas discriminatórias. A Justiça do Trabalho adota uma interpretação restritiva sobre o uso de Background Check, sobretudo quando não há relação direta e objetiva entre a função exercida e o tipo de informação pesquisada.

A organização das pesquisas sobre o histórico de empregados e candidatos deve ficar sob responsabilidade do departamento de compliance, que precisa avaliar, caso a caso, quais informações podem ser legitimamente acessadas. O próprio Tribunal Superior do Trabalho (TST) admite verificações mais amplas, inclusive de antecedentes criminais, quando se trata de cargos de confiança ou atividades que envolvam segurança, acesso a substâncias perigosas, manuseio de informações sigilosas, cuidados com pessoas vulneráveis ou funções bancárias.

A Corte também deixou claro que a exigência de informações sem respaldo na natureza da função gera responsabilidade ao empregador, incluindo a obrigação de indenizar por danos morais quando o procedimento expõe o trabalhador a situação vexatória ou injustificada.

Sob a ótica das lideranças, o KYE possui valor estratégico evidente, porque as fraudes internas, desvios de conduta, vazamentos de dados e práticas ilícitas raramente surgem de forma abrupta. O que costuma ocorrer na prática são indícios anteriores que poderiam ser identificados por meio de uma gestão automatizada dos riscos internos.

Para gestores e tomadores de decisão, o Know Your Employee contribui para reduzir riscos associados a acessos indevidos, fortalece programas de compliance ao demonstrar diligência na prevenção de irregularidades, preserva a reputação institucional e qualifica decisões relacionadas a promoções, movimentações internas e concessão de acessos sensíveis. O uso criterioso de informações confiáveis torna essas decisões menos intuitivas e mais alinhadas à governança corporativa.

Como dever ser feita a checagem de informações no âmbito do KYE no Compliance trabalhista?

A checagem de informações no âmbito do KYE no compliance trabalhista, deve estar alinhada às práticas deste setor, envolvendo a participação conjunta dos setores de Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, Compliance e Jurídico. A própria jurisprudência dos tribunais superiores em matéria trabalhista estabelece que haverá invasão de privacidade sempre que a pesquisa ultrapassar o que é razoável para a função exercida e para o nível de risco envolvido. Logo, para determinadas posições, a verificação é limitada a dados básicos, como identidade, formação, referências e histórico profissional. Por outro lado, há casos em que é admitida a análise de antecedentes criminais ou informações financeiras, desde que exista justificativa aceita pela jurisprudência.

Por esse motivo, a atualização constante dos procedimentos de Background Check é medida necessária para evitar passivos trabalhistas. As consequências de práticas inadequadas vão desde sanções aplicadas por órgãos de proteção ao trabalhador até condenações por danos morais individuais ou coletivos, além de impactos reputacionais difíceis de reverter.

Embora recomendável em qualquer organização, o KYE no compliance trabalhista assume caráter ainda mais sensível em empresas reguladas, em estruturas com programas de compliance formalizados, em cargos de liderança ou confiança e em áreas como financeiro, jurídico, compras, licitações e tecnologia da informação.

KYE no Compliance trabalhista e a relação com a Lei Geral de Proteção de Dados

A conciliação entre Know Your Employee e LGPD é indispensável, ou seja, exige finalidade legítima, proporcionalidade na coleta, uso restrito ao necessário, transparência com os colaboradores, adoção de bases legais adequadas e cuidados rigorosos com a segurança da informação. Resumindo KYE no compliance trabalhista e proteção de dados caminham no mesmo sentido e se reforçam mutuamente.

Nesse contexto, a prevenção de vazamentos de dados pessoais é a responsabilidade primordial do compliance. A legislação atribui à empresa a responsabilidade pelas informações sob sua guarda, inclusive quando o incidente decorre de falhas de terceiros. A escolha criteriosa de fornecedores, o uso de plataformas alinhadas à LGPD e a adoção de medidas técnicas e organizacionais adequadas são fatores determinantes para mitigar esse risco.

Por que o KYE no compliance trabalhista é estratégico para lideranças?

Sob a perspectiva da gestão trabalhista, o Know Your Employee evita fraudes corporativas, desvios de conduta, vazamentos de dados e práticas ilícitas. Dados recentes de estudos sobre fraudes corporativas no Brasil apontam que a maioria dos incidentes decorre da combinação entre oportunidade e fragilidade de controles. Nesse cenário, o KYE contribui para reduzir riscos internos, fortalecer programas de compliance, preservar a reputação institucional e qualificar decisões sobre promoções, acessos críticos e movimentações internas.

Existe invasão de privacidade no KYE no Compliance trabalhista?

A resposta depende da proporcionalidade. A Justiça do Trabalho considera legítima a checagem de informações desde que limitada ao necessário para a função e ao grau de risco envolvido. Quando a pesquisa extrapola esses parâmetros, poderá caracterizar invasão de privacidade.

Conclusão

Para adotar processos de KYE no compliance trabalhista de forma segura, eficiente e juridicamente consistente, contar com soluções especializadas é imprescindível. A plataforma Kronoos oferece soluções automatizadas para a condução de verificações alinhadas à legislação, às boas práticas de compliance trabalhista e às exigências de proteção de dados, reduzindo riscos e fortalecendo a governança interna. Fale com um dos nossos especialistas para saber mais!